Zielgerichtet und produktiv: Wie Sie effiziente Meetings durchführen

Ob im Besprechungsraum oder virtuell: Meetings zählen im Job zu den wichtigsten Instrumenten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit - zum Beispiel, um neue Ideen oder Lösungsansätze zu entwickeln, Aufgaben zu verteilen oder Mitarbeiter aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen an einen Tisch zu bringen. Die Herausforderung: Besprechungen zielgerichtet und vor allem produktiv zu gestalten. Mit diesen Tipps führen Sie effiziente Meetings durch.

Tipps vor dem Meeting:

Ist ein Meeting wirklich erforderlich?

Stellen Sie sich die Frage, ob das geplante Meeting wirklich notwendig ist. Womöglich gibt es effizientere Wege, um sich über den Stand eines gemeinsamen Projektes auszutauschen oder Lösungsansätze für eine Herausforderung zu finden. Eine gemeinsame Mittagspause oder ein Brainstorming im kleinen Kreis können Alternativen sein.

Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl

Überlegen Sie genau, für wen die geplante Besprechung wirklich relevant ist, bevor Sie ein Meeting anberaumen. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, sollten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich halten, um effiziente Meetings abzuhalten. Experten empfehlen als Obergrenze 15 Personen.

 

Erstellen Sie eine Agenda

Eine klare Agenda ist unerlässlich, um einen roten Faden für Besprechungen zu haben und diese effizient zu gestalten. Tipp: Erstellen Sie mindestens zwei Tage vor dem Termin eine Liste mit den Themen, die es zu besprechen gilt. Legen Sie fest, was die Ziele des Meetings sind, und versenden Sie die Agenda an alle Teilnehmer. So können diese sich auf das Meeting vorbereiten und eventuelle Fragen im Vorfeld mit Ihnen klären. Achtung: Planen Sie Ihr Meeting nicht bis ins letzte Detail, sondern lassen Sie noch ausreichend Raum für Diskussionen und andere Themen, die sich aus dem Gespräch ergeben. Wenn die Besprechung länger als zwei Stunden dauert, sollten Sie Pausen einplanen, damit die Teilnehmer fokussiert bleiben.

Setzen Sie ein Zeitlimit

Arbeitszeit ist kostbar – und ausufernde Meetings gehen vielfach zulasten der täglichen Aufgaben und Projekte. Effiziente Meetings zeichnen sich daher immer durch ein Zeitlimit aus. Bestimmen Sie im Vorfeld, wie lange die Besprechung dauern soll und halten Sie sich im Interesse aller Beteiligten daran. Als Faustregel gilt: Setzen Sie das Meeting eher zu kurz als zu lang an.

Für effiziente Meetings ist es unerlässlich, als Moderator die Zeit im Blick zu behalten. Als Leiter des Termins sind sie dafür verantwortlich, die Uhr im Blick zu halten und rechtzeitig zum nächsten Thema der Agenda überzuleiten. Unterstützend kann auch ein einfacher Timer für alle sichtbar auf dem Konferenztisch platziert werden, damit auch die Teilnehmer an die Zeit erinnert werden.

 

Legen Sie einen Meeting-Knigge fest

Erarbeiten Sie im Vorfeld einen "Meeting-Knigge", der für alle Teammitglieder verbindlich ist und den Sie zusammen mit der Tagesordnung versenden. Für eine respektvolle Kommunikation und bessere Zusammenarbeit sorgen zum Beispiel:

  • Pünktlicher Start
  • Smartphone-/Tabletverbot
  • Zuhören und ausreden lassen
  • Keine Privatgespräche
  • Sachliche, themenbezogene Diskussionen

Wichtig: Beginnen Sie mit Ihrer Konferenz zum vereinbarten Zeitpunkt – unabhängig davon, ob es Nachzügler gibt.
 

Dokumente vorab bereitstellen

Machen Sie Ihrem Team die relevanten Dokumente im Vorfeld zugänglich. Auf diese Weise haben alle vor der Besprechung die Gelegenheit, sich Präsentationen, Videos, Verträge oder andere Dokumente anzuschauen. Der Vorteil: Schon vor der Besprechung ist jeder mit der Materie vertraut und kann sich konstruktiv dazu äußern. Stellen Sie Ihren Kollegen die Informationen über Filesharing-Tools oder den hauseigenen Server zur Verfügung.

 

Online- oder hybride Meetings vorbereiten

In den meisten Unternehmen ist es inzwischen Usus, dass sich Mitarbeiter aus dem Homeoffice zuschalten. Um effiziente Meetings auch mit virtueller Beteiligung durchzuführen, gelten im Wesentlichen die gleichen Regeln wie für Besprechungen im Konferenzraum. Lediglich die Technik erfordert hier etwas mehr Aufmerksamkeit. Testen Sie daher vor Beginn des Meetings – ideal sind zehn Minuten vorher – ob alle Technologien einwandfrei funktionieren. Das betrifft Bild und Ton, die Internetverbindung und, falls erforderlich, die Bildschirmfreigabe Ihres Videochat-Programms.

Um alle Beteiligten optimal in die Besprechung einzubinden, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Kollegen einander sehen – das gestaltet die Runde persönlicher und vereinfacht die Kommunikation, da Mimik und Gestik des Gegenübers sichtbar sind. Tipp: Sind einige Kollegen im Besprechungsraum, andere im Homeoffice, stellen Sie wenn möglich einen zusätzlichen Monitor auf. Spricht einer der Remote-Beschäftigten, verschieben Sie sein Videobild auf den externen Bildschirm. Anders als bei dem üblichen kleinen Kästchen der meisten Videoprogramme wirkt es nun so, als ob die Person im gleichen Raum ist und die Mimik ist gut erkennbar.
 

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Tipps während und nach dem Meeting

Souverän moderieren

Die Moderation ist ein entscheidender Faktor für effiziente Meetings. Als Moderator beeinflussen Sie, ob die Agenda und der Zeitplan eingehalten werden. Läuft eine Diskussion ins Leere oder Teilnehmer schweifen ab, haben Sie es in der Hand, Ihre Teammitglieder wieder zum Thema zurückzuführen. Übrigens: Die Moderation muss nicht zwingend bei der Führungskraft liegen. Bisweilen kann es auch konstruktiv sein, wenn diese Aufgabe turnusmäßig wechselt.

 

Beziehen Sie Ihre Kollegen aktiv ein

Besprechungen oder Workshops, die aus einseitigen Vorträgen bestehen, sind in der Regel wenig produktiv. Als Moderator sollten Sie daher von Monologen absehen und stattdessen die aktive Teilnahme Ihrer Kollegen ermöglichen – das gilt besonders im Hinblick auf Teammitglieder, die eher still sind und in großen Runden gegenüber kommunikativen Menschen schnell das Nachsehen haben. Versuchen Sie diese gezielt zu aktivieren und in die Diskussion einzubeziehen – jedoch ohne die betreffende Person in die Enge zu treiben.

Entscheidungen protokollieren

Um nach der Besprechung Missverständnisse zu vermeiden, sollte während des Meetings ein Protokoll angefertigt werden. Darin werden alle Entscheidungen, Zuständigkeiten und weiteren Schritte festgehalten. Übrigens: Bei einem Protokoll geht es nicht darum, jede im Meeting getroffene Aussage zu dokumentieren, sondern um die Ergebnisse. Als Moderator haben Sie keine Zeit, das Protokoll anzufertigen - das würde die Runde unnötig in die Länge ziehen. Legen Sie deshalb vor Beginn der Besprechung fest, welches Teammitglied diese Aufgabe übernimmt. Ist das Protokoll fertig, wird es allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt.

Feedback vom Team einholen

Holen Sie sich im Nachgang zu der Konferenz Feedback von allen Teilnehmern ein. Wie haben Ihre Kollegen das Meeting empfunden? Was kann für die nächsten Termine verbessert werden? Konstruktive Kritik kann helfen, Besprechungen künftig noch besser auf die Bedürfnisse des Teams abzustimmen und produktiver zu gestalten. Bisweilen kann es zudem sinnvoll sein, die Art der Durchführung zu hinterfragen: Für manche Runden oder Themen empfehlen sich virtuelle Besprechungen, während in anderen Fällen persönliche Treffen das Mittel der Wahl sind.

Fazit: Effiziente Meetings sparen Zeit und Kosten

Im Job bringen effiziente Meetings Projekte schneller auf den Weg, helfen bei der Lösung komplexer Fragestellungen und sorgen, vor allem in Zeiten von Hybrid- oder Remote-Work, für den Austausch innerhalb des Teams. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung von Besprechungen sorgen Sie als Moderator dafür, dass Sie und Ihr Team mehr Zeit fürs Tagesgeschäft haben und Ihr Unternehmen kostensparender arbeitet.



Bilder: Adobe Stock