Konzentriertes Arbeiten im Büro: So steigern Sie Produktivität und Zufriedenheit

Social Media, News-Portale, Smartphone und E-Mail bieten Ablenkung von den täglichen Arbeitsaufgaben. Experten zufolge tritt der sogenannte "Sägeblatteffekt" ein. Das bedeutet: Jede noch so kleine Störung senkt die Konzentration auf Null und "zersägt" die produktiven Phasen. Es dauert einige Minuten, bis die volle Konzentration wieder aufgebaut ist. Treten immer wieder Störungen auf, nimmt die Konzentration kontinuierlich ab und der Zeitverlust auf zwischen 20 und 40 Prozent zu.

Multitasking, also das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tätigkeiten, gehört in vielen Jobs zum Alltag. Doch wer täglich Multitasking betreibt, kann nicht konzentriert arbeiten, da diese Praxis anstrengend und ermüdend ist. Zudem verliert man durch Multitasking die Fähigkeit, den Fokus über längere Zeit auf eine Sache zu richten.

Wer spät im Büro oder im Homeoffice anfängt, vertut oft die Chance auf konzentriertes Arbeiten. Besser ist es, einer der Ersten im Büro zu sein, den Arbeitstag zu planen und die ersten Jobs zu erledigen - und zwar bevor die Kollegen oder Kunden mit Fragen und Aufträgen vorbeikommen, Mails eintrudeln und die ersten Meetings anstehen. Vielen Arbeitnehmern fällt es so leichter, dem Tag eine Richtung zu geben und bis Dienstschluss produktiv zu sein.

Wer nach dem Mittagessen regelmäßig von bleierner Müdigkeit übermannt wird, sollte seine Ernährungsgewohnheiten überdenken. Eine Möglichkeit ist, von einer großen, gehaltvollen Mahlzeit auf kleinere Portionen mit weniger Kohlenhydraten umzusteigen. Ein Salat mit Hähnchenbrust oder eine Gemüsepfanne hält den Insulinspiegel stabil und verhindern Müdigkeit.

Büro oder Homeoffice? Die Frage, wo es sich produktiver arbeiten lässt, muss jeder für sich persönlich beantworten. Die einen haben im Homeoffice mehr Ruhe, weil Besuche von Kollegen und Vorgesetzten ausbleiben, während die anderen im Büro besser arbeiten können, da dort Familienmitglieder, Haustiere und andere Ablenkungen nicht vorhanden sind. Geben Sie dem Arbeitsort den Vorzug, an welchem Sie sich besser konzentrieren können.

Gestalten Sie Ihre Umgebung so, dass Störungen – zumindest für einen gewissen Zeitraum – ausbleiben. Planen Sie täglich Zeiten ein, in denen Sie weder persönlich, über Telefon noch über Nachrichtendienste erreichbar sind. Zudem raten Arbeitswissenschaftler dazu, den Schreibtisch möglichst leer zu räumen und nur Dinge dort zu platzieren, die Sie wirklich benötigen und kurzfristig erledigen wollen. Tipp: Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz und entsorgen Sie alles, was dort seit Jahren Staub fängt.

Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen möchten, können Sie Ihre Arbeitszeit produktiver nutzen. Setzen Sie sich klare Ziele und teilen Sie diese in Unterziele auf - das Erreichen von Zwischenzielen motiviert Sie und der Weg zum übergeordneten Ziel erscheint Ihnen deutlich kürzer.

Nach längeren Phasen der Konzentration haben Sie sich eine Pause verdient - das ist unerlässlich, denn niemand kann über Stunden konzentriert arbeiten. Experten empfehlen aktive Erholung in Form von kurzen Spaziergängen, um den Kopf freizubekommen. Achtung: Das Smartphone und intensives Grübeln über das aktuelle Projekt sind tabu! Stattdessen konzentrieren Sie sich nur auf sich selbst, den Spaziergang und Ihre Umgebung. Ebenfalls eine gute Idee nach längeren Fokus-Einheiten (im Homeoffice): Meditationen, Autogenes Training oder ein kurzes Schläfchen.

Meistens ist es nicht zielführend, sich mit aller Kraft an einem Problem „festzubeißen“. Das kostet viel Energie und ist konzentriertem Arbeiten abträglich. Hier bringen Ablenkungen oft neue Erkenntnisse oder den lang erwarteten Durchbruch. Manchmal genügen schon ein kurzer Spaziergang oder ein nettes Gespräch mit einem Kollegen, um neue Impulse zu erhalten. Mitunter genügt das jedoch nicht und Sie müssen den Job vorerst weglegen und etwas völlig anderes machen. Widmen Sie sich in so einem Fall Aufgaben, die Ihnen leicht von der Hand gehen und starten Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder neu durch.

Die Pomodoro-Methode zerlegt Aufgaben in zeitlich definierte Arbeitsphasen. Hierbei wechseln sich 25-minütige Phasen von hochkonzentrierter Arbeit mit fünfminütigen Pausen ab. Die Hochkonzentrationsphasen sind ideal für klar abtrennbare Themen, zum Beispiel Kapitel einer Präsentation, Kalkulationen oder einzelne Planungsschritte bei einem Bauvorhaben. Tipp: Wählen Sie eine Aufgabe, die klein genug ist, um sich gut dafür zu motivieren. Nach vier Blöcken sieht die Pomodoro-Methode eine längere Pause vor. Anschließend beginnt ein neuer Block. Der Vorteil dieser Technik: Pausen sind bereits integriert. Zudem benötigen Sie nur einen Timer.

"Deep Work" ist laut Cal Newport ein Zustand höchster Konzentration. Der Informatikprofessor der Georgetown University rät dazu, sich für produktives Arbeiten über einen längeren Zeitraum von allen Kommunikationsmedien abzumelden. Solche Deep Work-Phasen sollten einen festen Platz im Arbeitsalltag erhalten und wie verbindliche Job-Termine gewichtet werden - Besprechungen und andere berufliche Verpflichtungen, die in dieses Zeitfenster fallen, werden konsequent abgesagt. Je nach Arbeitsaufkommen dürfen Deep Work-Termine jedoch kürzer oder länger ausfallen.

Da nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind, sollten Sie mindestens einmal pro Woche eine Priorisierung nach der ABC-Analyse durchführen. Damit teilen Sie Ihre Tasks in die Kategorien:

• A = sehr dringend, muss zuerst erledigt werden
• B = wichtig, kann aber noch warten
• C = unwichtig und hat viel Zeit

Tipp: Im Laufe einer Arbeitswoche oder während eines Projekts können sich Prioritäten verschieben. Passen Sie Ihre Priorisierung daher regelmäßig an.

Wer konzentriert arbeiten will, muss genügend Zeit für die Aufgaben einplanen. Hierbei leistet die ALPEN-Methode gute Dienste. Dahinter verbirgt sich:

• A = Aufgaben aufschreiben
• L = Länge einschätzen
• P = Pufferzeit einplanen
• E = Entscheidungen treffen
• N = Nachkontrollieren

Entscheidend für alle, die künftig produktiver sein möchten: Die realistische Einschätzung des Zeitaufwands (L) und die Pufferzeit (P).

Ein Geheimrezept für konzentriertes Arbeiten existiert noch nicht. Gleichwohl gibt es einige Tricks und Methoden, mit denen Arbeitnehmer im Büro oder Homeoffice Aufgaben effizienter erledigen. Hierbei gilt es, auf die eigene Persönlichkeit und die individuellen Bedürfnisse zu achten. Wer die passende Strategie für eine bessere Fokussierung gefunden hat, wird Phasen erhöhter Arbeitsbelastung künftig entspannter begegnen.

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