Objektbegehung als Verwalter - was gibt es zu beachten?

Mario Heddergott
Immobilienwirtschaft

Wer eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie als Verwalter betreut, sieht sich irgendwann mit dem Thema Objektbegehung konfrontiert. Nur so können der einwandfreie technische Zustand gewährleistet und eventuell notwendige Instandhaltungsmaßnahmen in die Wege geleitet werden. Eine umfassende, verbindliche Gebäudeinspektion erfordert eine gewissenhafte Vorbereitung. Worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine Objektbegehung und warum ist sie notwendig?

Bei der Begehung einer Wohn- oder Gewerbeimmobilie verschafft sich der Verwalter oder Property Manager einen persönlichen Eindruck vom Zustand des Gebäudes. Hierzu zählen das Dach, die Fassade sowie die Innen- und Außenanlagen. Weiterhin zählt die Überprüfung aller sicherheits- und brandschutzrelevanten Einrichtungen zur Gebäudeinspektion.

Die regelmäßig durchgeführte Begehung ist ein wichtiges Instrument der technischen Gebäudeverwaltung. Indem eventuelle Mängel erkannt, dokumentiert und geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, sichert sie den langfristigen Werterhalt des Objektes.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Begehung?

In der Bau- und Immobilienbranche gibt es, abhängig von der Art des Gebäudes, verschiedene Anlässe, zu denen eine Begehung stattfindet. Bei Neubauten ist dies die Erstbegehung nach der Fertigstellung. Darüber hinaus sollten nach Eigentümer- oder Mieterwechseln, Renovierungsarbeiten oder nach besonderen Naturereignissen wie Stürmen oder Hochwasser Objektbegehungen stattfinden. Experten für die technische Verwaltung von Immobilien raten weiterhin dazu, mindestens ein- bis zweimal im Jahr turnusmäßige Begehungen durchzuführen.

Wer sind die Teilnehmer einer Objektbegehung?

Je nach Art des Objekts und Zeitpunkt der Begehung zählen unterschiedliche Personen zum Teilnehmerkreis. Handelt es sich um einen Neubau, sind in der Regel der Auftraggeber des Bauvorhabens oder ein beauftragter Verwalter und der Auftragnehmer, zum Beispiel das Bauunternehmen oder der Architekt, vor Ort. Bisweilen nimmt ein Sachverständiger diesen Termin wahr.

Bei Wohn- und Gewerbeimmobilien übernimmt der Hausverwalter gemeinsam mit dem Eigentümer die Objektbegehung. Bei einer Eigentümergemeinschaft sollte ein Vertreter derselben oder ein Mitglied des Verwaltungsrats bei dem Termin dabei sein. Ratsam ist zudem die Anwesenheit eines Hausmeisters. Übrigens: Die Pflicht zu regelmäßigen Begehungen ergibt sich bei Eigentümergemeinschaften entweder aus dem Verwaltervertrag oder dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Immobilienverwalterin mit Klemmbrett bei Objektbegehung

Was ist bei der Vorbereitung auf eine Begehung zu beachten?

Für eine umfassende und reibungslose Begehung ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Hier eine Checkliste:

Rechtzeitige Terminplanung
Da alle an der Gebäudebegehung Beteiligten in der Regel einen vollen Terminkalender haben, sollten Sie den Termin mit ausreichend Vorlaufzeit festsetzen und allen Teilnehmern bekannt geben. Empfehlenswert sind zwei Wochen zwischen Bekanntgabe und Gebäudeinspektion. Somit haben alle Teilnehmer inklusive des Verwalters genügend Zeit, sich auf den Termin vorzubereiten, die Zugangsrechte zu klären und gegebenenfalls Sachverständige oder Handwerker hinzuzuziehen.

Tipp: Verwalter sollten das Protokoll der letzten beiden Gebäudebegehungen studieren. Bei WEG-Objekten lohnt sich ein Blick in das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung im Hinblick auf geäußerte Bedenken oder Anregungen.

Zeitlichen Rahmen festlegen
Die Dauer von Objektbegehungen sollte zeitlich begrenzt sein. Property-Experten empfehlen ein Zeitfenster von 60 bis 90 Minuten.

Agenda erstellen
Mit Checklisten und einer festen Agenda stellen Verwalter einen geordneten Ablauf der Gebäudeinspektion sicher und gewährleisten, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden. Zudem hilft so eine „Tagesordnung“ besonders Neueinsteigern in der Immobilienverwaltung den Überblick zu behalten. Außerdem wird so die Dokumentation sichergestellt.

Experten ins Boot holen
Beim Erstellen der Agenda können sich Problemfelder ergeben, die eine Konsultation von Experten erforderlich machen. Denken Sie hierbei daran, dass Architekten, Statiker oder Fachleute für die technischen Anlagen im Gebäude in der Regel stark eingespannt sind und daher einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf benötigen.

Protokoll führen
Ein Protokoll der Gebäudeinspektion in Wort und Bild ist Pflicht! Es dokumentiert die Mängelfeststellung und hilft, die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen.

Gewissenhafte Nachbereitung
Im Nachgang zu der Begehung ist ein weiteres Treffen zwischen Verwalter und Eigentümervertretern empfehlenswert. In diesem Termin sollten die protokollierten Ergebnisse besprochen und die nächsten Schritte konkretisiert werden.

Neue technologische Möglichkeiten ausschöpfen
Wer neue Technologien für die Begehung von Immobilien nutzt, erleichtert sich selbst nicht nur die regelmäßigen Objektbegehungen, sondern zeigt sich gegenüber seinen Kunden auch als besonders serviceorientiert. Im Zuge der digitalen Transformation sparen benutzerfreundliche Softwarelösungen und Apps für das Smartphone oder Tablet jede Menge Zeit, Aufwand und Kosten. Praktisch: Meist lassen sich die bei der Begehung erstellten Fotos direkt in die App hochladen. Auch der professionelle Einsatz von Drohnen kann die Objektbegehung von Wohn- und Gewerbeimmobilien effizienter gestalten – zum Beispiel bei der Inspektion von Dächern und Fassaden. Falls das für Sie infrage kommt, sollten Sie einen professionellen Dienstleister kontaktieren. Spezialfirmen kennen sich in der Regel besser mit den gesetzlichen Vorgaben für Drohnenaufnahmen aus als Privatpersonen. Zudem verfügen sie meist über technisch hochwertigere Geräte.

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Objektbegehung vor- und nachbereiten

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Checklisten Objektbegehung: Welche Bereiche sollten Verwalter prüfen?

Dach: Dichtigkeit, Windangriffsflächen, beschädigte Eindeckung, Funktionstüchtigkeit der Dachentwässerung
Fassade: Putz/Verkleidung intakt?
Fenster: Funktionsfähigkeit, Dichtigkeit, Zustand Holzfenster
Eingangsbereich: Funktionsfähigkeit Beleuchtung/Hauseingangstür, Dichtigkeit Hauseingangstür, Briefkastenanlage
Außenbereich: Ablauf von Gullys, Außenbeleuchtung, Mülltonnenplatz, Hecken-/Baumschnitt, Sicherheit Kinderspielplätze, Funktionstüchtigkeit Gartengeräte/Schneefräse, Hilfsmittel Schneeräumung vorhanden?
Keller: Treppe, Beleuchtung, Wartungsintervalle der Heizungsanlage
Überwachungspflichtige Anlagen: Elektrik, Sanitär- und Heiztechnik, Kontrolle von Wartungs- und Inspektionsintervallen; Tiefgarage, Funktionalität Tor/Zugangssteuerung/Lüftung; Brandmelder, Aufzüge, Feuerlöscher
Speziell bei Gewerbeimmobilien: Überprüfung der Brandschutzanlagen (Brandschutztüren, Sprinkleranlage, Rauchmelder), Notausgänge, Automatiktüren, Rolltreppen, Alarmanlagen

Download Checkliste:

Objektbegehung durchführen

Fazit: Objektbegehungen zahlen auf Werterhalt und Sicherheit ein

Regelmäßige Objektbegehungen durch einen Verwalter oder Property Manager sind unerlässlich, um den Zustand einer Wohn- oder Gewerbeimmobilie zu erfassen und bei Bedarf die erforderlichen Maßnahmen anzustoßen. Weiterhin trägt die umfassende und gewissenhafte Gebäudeinspektion zum einen zum Werterhalt des Objektes, zum anderen auch in hohem Maße zur Sicherheit der Eigentümer, Mieter und Besucher, beziehungsweise Kunden bei. Mit einer guten Vorbereitung und Checklisten meistern auch Einsteiger in der technischen Gebäudeverwaltung diese Herausforderung.

Bilder: Adobe Stock

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