CV Parsing: Was Recruiter und Bewerber darüber wissen müssen

CV Parser kommen vor allem bei digitalen Bewerbungen zum Einsatz. CV Parser unterziehen zum Beispiel alle in einem Bewerbungsportal hochgeladenen Unterlagen einer Prüfung im Hinblick auf Schlüsselbegriffe oder Textbausteine. Bei Onlinebewerbungen, die per E-Mail eingehen, kann die Software ebenfalls eingesetzt werden. Seit 2020 ist CV Parsing stark im Kommen und vor allem in größeren Unternehmen ein wichtiger Aspekt im Bewerbermanagement. Dank KI und Deep Learning hat sich die Qualität erheblich gesteigert.

Das maschinelle Auslesen von Bewerbungsunterlagen läuft in vier Schritten ab:

1. Analyse
2. Mustererkennung
3. Datenextraktion
4. Standardisierung

Der CV Parser analysiert den Lebenslauf mithilfe von Natural Language Processing (NLP), maschinellem Lernen und KI. Übrigens: Moderne CV Parser können auch Bewerbungsfotos verarbeiten.

Anhand von Mustern und Strukturen im Dokument erkennt die Software, wo sich relevante Informationen im Lebenslauf befinden. Zum Beispiel steht die Adresse in der Regel ganz oben, die Angaben zur Schulbildung meist ganz unten.

Der CV Parser überträgt die relevanten Daten in die entsprechenden Felder eines Bewerbermanagementsystems.

Die Software speichert die extrahierten Daten in einem einheitlichen Format ab, damit der Recruiter sie weiterverwenden kann.

Die semantische Analyse von Bewerbungsunterlagen eröffnet Recruitern vielfältige Möglichkeiten, aus einer Fülle an Bewerbungen den Kandidatenkreis einzugrenzen. Unternehmen können zum Beispiel anhand der folgenden Kriterien suchen:

"Zeige alle Bewerber aus einem Umkreis von maximal 30 Kilometern"

"Zeige alle Bewerber mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium"

"Zeige alle Bewerber unter 30 Jahren"

"Zeige alle Bewerber mit Spanischkenntnissen"

In Unternehmen vereinfacht der Einsatz von CV Parsern den Bewerbungsprozess. Die Effizienz im Recruiting erhöht sich signifikant, vor allem in Unternehmen, die Hunderte von Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung erhalten. Das Parsing-System verschickt eine automatisierte Eingangsbestätigung, übernimmt die erste Auswahl und filtert die Bewerber heraus, die zu 100 Prozent für die Position geeignet sind. Die nimmt der Recruiter genauer in Augenschein und lädt sie gegebenenfalls zu einem Vorstellungsgespräch ein. Wer nicht infrage kommt, erhält eine automatisierte Absage.

Damit zahlt das Recruiting-Tool auch auf das Employer Branding ein: das Unternehmen arbeitet schnell, effizient und wirkt professionell.

Bewerber sparen durch die softwaregestützte Analyse ihrer Unterlagen ebenfalls viel Zeit. Das gilt besonders für Bewerberportale, bei denen durch Parsing die aufwendige Dateneingabe in Formulare oder Masken entfällt. Es genügt, den Lebenslauf hochzuladen. Den Rest übernimmt der CV Parser. Übrigens: Auch sogenannte One-Click-Bewerbungen sind dank CV Parsing direkt aus Business-Netzwerken oder Jobportalen möglich. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Profil sauber gepflegt ist.

Personaler müssen einkalkulieren, dass die Software bisweilen geeignete Kandidaten aussortiert - zum Beispiel, weil das Tool die Angaben im Lebenslauf nicht korrekt ausliest oder der Kandidat die Inhalte nicht maschinengerecht zusammengestellt hat.

Ordnen Sie Ihre beruflichen Stationen in umgekehrter Reihenfolge (angelsächsischer Lebenslauf) an. Die aktuelle Tätigkeit steht ganz oben.

CV-Parser tun sich oft mit mehreren Spalten mit unterschiedlichen Infos schwer. Besser: Berufliche Stationen im sequenziellen, vertikalen Format platzieren. Außerdem ist eine gewissenhafte Rechtschreibprüfung Pflicht.

CV-Parser tun sich oft mit mehreren Spalten mit unterschiedlichen Infos schwer. Besser: Berufliche Stationen im sequenziellen, vertikalen Format platzieren. Außerdem ist eine gewissenhafte Rechtschreibprüfung Pflicht.

Die Abschnittsüberschriften im Lebenslauf sollten möglichst klar, präzise und einheitlich sein. Tipp: Jede berufliche Position detailliert anführen (auch mehrere Stellen im gleichen Unternehmen) und den Zeitraum der Beschäftigung separat anführen und hervorheben.

Anstelle von Abkürzungen sollten sie feststehende Begriffe im Lebenslauf immer ausschreiben, selbst wenn sie Ihnen alltäglich erscheinen - manche CV Parsing Tools haben Probleme, Abkürzungen zu erkennen.

Schauen Sie sich die Stellenausschreibung noch einmal genau an und lassen Sie passende Schlüsselwörter in Lebenslauf und Anschreiben einfließen. Diese Schlüsselwörter können sich zum Beispiel auf Ihre "Führungserfahrung", Ihre "Fremdsprachenkenntnisse" oder Ihr "Fachwissen im Bereich ESG-Reporting" beziehen.

Für Bewerbungen haben sich PDF-Dokumente oder das Word-Format etabliert. Daher sollten Sie Lebenslauf und Anschreiben in diesen Dateiformaten einsenden - auch weil die meisten CV Parsingsysteme mit Ihnen am besten zurechtkommen. Tipp: Für den E-Mail-Versand Ihrer Unterlagen sind PDF-Dokumente ideal, da einige E-Mail-Clients Word-Dokumente als Spam herausfiltern. Erstellen Sie Ihre Bewerbung einfach in Word und generieren Sie daraus ein PDF-Dokument.

Recruiting-Experten und Software-Spezialisten haben festgestellt, dass CV Parser bisweilen Probleme damit haben, die Berufsabschlüsse von Kandidaten zu erkennen. Daher sollten Sie für Schulabschlüsse, Studienabschlüsse und Berufsausbildungen ein einheitliches Format wählen. Eine Vorlage wäre zum Beispiel:

• Schulabschluss: Abitur
• Studienabschluss: Master of Engineering
• Berufsabschluss: Bauzeichner

Achten Sie darauf, dass Ihre Kontaktdaten, also Name, Adresse, Telefonnummer, und E-Mail-Adresse von der Software gut gefunden werden. Prüfen Sie sie auch im Hinblick auf Vertipper und Zahlendreher.

Der Lebenslauf ist ein wichtiges Element Ihrer Bewerbung. Allerdings besitzt auch das Anschreiben immer noch einen hohen Stellenwert im Recruitingprozess. Daher sollten Sie ausreichend Zeit in die Ausformulierung desselben investieren. Achten Sie auf einen logischen Aufbau und einen prägnanten Schreibstil. So stellen Sie sicher, dass die CV Parsingsoftware alle für die angestrebte Position wichtigen Informationen erfasst.

Seitdem CV Parser Einzug in Personalabteilungen gehalten hat, hat sich der Bewerbungsprozess für Recruiter erheblich verschlankt. Die softwaregestützte Sichtung von Bewerbungsunterlagen eröffnet Personalern neue Möglichkeiten, Positionen schneller und zielgerichteter zu besetzen. Bewerber sollten sich mit diesen neuen Technologien auseinandersetzen, ihre Unterlagen entsprechend optimieren und so die Chancen auf ihre Wunschposition signifikant erhöhen.

Bilder: Adobe Stock