DIN SPEC 91462: Wie der Standard Immobilienverwaltung vergleichbar macht

Der Leistungskatalog von Immobilienverwaltungen ist nicht gesetzlich geregelt. Stattdessen orientieren sich die Unternehmen am eigenen Spektrum, den Bedürfnissen der Kunden und an der jeweiligen Immobilie. Diese unterliegt verschiedenen Einflüssen, wie Größe, Alter, Nutzungsart, Anzahl der Eigentümer oder der Marktsituation.

Im Bereich der kaufmännischen Aufgaben und Ziele regelt die DIN SPEC 91462 unter anderem die Buchhaltung, das Erstellen von Abrechnungen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Bei Immobilienverwaltungen, die sich um Wohneigentum kümmern, gilt es die gesetzlichen Bestimmungen im Hinblick auf die Teilungserklärung und gegebenenfalls Besonderheiten für sozialen Wohnraum zu berücksichtigen. Auch die risikogerechte Versicherung des Objektes und das Schadenmanagement sind in der Norm geregelt.

Die Organisation und Kontrolle von angestelltem Personal unterliegt ebenfalls der Norm. Hierbei gelten die Regelungen von Arbeitsschutz, Steuer und Sozialversicherung.

Immobilien lassen sich im Hinblick auf verschiedene Lebenszyklusphasen betrachten und bewerten. Diese umfassen die Planung, die Errichtung und die Bewirtschaftung bis hin zur Stilllegung. Da Immobilienverwaltungen und Property Manager eine nachhaltige Bewirtschaftung anstreben, sollten auch Instandhaltung, Instandsetzung, Modernisierung und Sanierung unter wirtschaftlichen und ökologischen Aspekten erfolgen. Die DIN SPEC 91462 regelt Abläufe und Fristen für diese Maßnahmen sowie die Überwachung und Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen.

Da eine hohe Kundenzufriedenheit im Interesse jeder Immobilienverwaltung liegt, erstreckt sich die DIN SPEC 91462 auch auf diesen Bereich. Sie regelt die Kommunikation mit den Eigentümern und Mietern, zum Beispiel über die immer beliebter werdenden digitalen Kundenportale. Die zertifizierten Verwaltungen verpflichten sich im Sinne einer partnerschaftlichen Beziehung zu kundenfreundlichen Sprechzeiten und schnellen Reaktionszeiten. Gesetzliche Regelungen und ethische Grundsätze sind weitere wichtige Säulen des kundenorientierten Handelns gemäß DIN SPEC.

Immobilienverwaltungen sind bei ihren Aktivitäten an eine Vielzahl an Gesetzen, Verordnungen, Satzungen und Richtlinien gebunden. Die Kenntnisse dieser Regularien erfordert eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung, die gewissenhafte Lektüre der aktuellen Rechtsprechung sowie die enge Zusammenarbeit mit Fachanwälten. Die Zertifizierung dokumentiert, dass die jeweilige Verwaltung ihre Tätigkeit rechtskonform ausführt.

Die DIN SPEC 91462 regelt weiterhin den Umgang mit Kunden- und Mitarbeiteransprüchen. Beides gilt es in Einklang zu bringen, um langfristig am Markt erfolgreich agieren zu können. Eine nachhaltige Personalplanung, bei Bedarf auch unter Einbindung externer Dienstleister, soll den Ansprüchen der Kunden Rechnung tragen. Zudem verpflichten sich die Immobilienverwaltungen dazu, moderne, leistungsfähige Hard- und Software sowie mobile digitale Technik zur Organisation ihrer täglichen Aufgaben einzusetzen.

Für Immobilienverwaltungen und Property Management-Dienstleister kann die DIN SPEC 91462 eine große Chance darstellen, um sich am Markt noch besser zu positionieren und sich klare Vorteile gegenüber Mitbewerbern zu sichern. Die Zertifizierung macht Standards und Abläufe für die Kunden transparent – das zahlt auf eine erfolgreiche Akquise, aber auch auf eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit ein. Darüber hinaus kann die DIN SPEC zur langfristigen Sicherung der Qualität der bewirtschafteten Immobilie beitragen, da Prozesse und Maßnahmen bestimmten Standards unterliegen. Auf längere Sicht betrachtet, ist das Qualitätssiegel damit auch ein überzeugendes Verkaufsargument. Die Zertifizierung kann über den IDV, aber auch direkt beim Deutschen Institut für Normung e. V. beantragt werden.

Die Teilnahme am Zertifizierungsprozess gemäß DIN SPEC kann für Immobilienverwaltungen - unabhängig von ihrer Größe - eine Chance darstellen. Vor allem bei der Gewinnung von neuen Kunden, aber auch bei der qualitätsbewussten Bewirtschaftung ihrer Objekte kann sich die Standardisierung von Prozessen auszahlen. Für Property Manager und Verwalter sollten sich mit diesem Qualitätssiegel intensiv auseinandersetzen.

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