Urlaubsübergabe - Vorlage und Checkliste für die Auszeit vom Job

Bei der Frage, ob man die Aufgaben besser auf eine oder mehrere Schultern verteilt, gehen die Expertenmeinungen auseinander. Es gilt als nicht ratsam, zu viele Teammitglieder als Urlaubsvertretung zu benennen, da die Gefahr besteht, dass sich letztendlich niemand richtig verantwortlich fühlt. Gleichwohl gilt es als legitim, mehrere Vertreter zu haben. Allerdings sollten diese nicht die gleichen, sondern verschiedene Zuständigkeiten haben. Idealerweise fällt die Wahl auf Kollegen, die Ihre Projekte und auch die Beteiligten bereits kennen. Viel wichtiger als die Anzahl der Personen ist, dass Sie gegenüber Ihrem Team, Kunden, Dienstleistern und Partnern kommunizieren, wer Ihre Vertretung ist und wie man diese erreichen kann. Stehen während Ihres Urlaubs regelmäßige Meetings im Unternehmen oder mit Externen an, kann es sinnvoll sein, Ihre Vertretung schon vor Ihrer Abwesenheit mit in diese Runden zu nehmen oder Kennenlerntermine zu vereinbaren.

In die Planung und Organisation der Urlaubsübergabe sollten Sie nicht erst kurz vor Ihrer Abreise einsteigen. Idealerweise starten Sie mit der Vorbereitung zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag, sodass ausreichend Zeit bleibt, um alle Beteiligten zu informieren und eventuell auftretende Fragen zu klären. Mit einer Urlaubsübergabe gehen Sie dieses Vorhaben strukturiert und stressfrei an.

Wer zu spät und planlos an die Urlaubsübergabe herangeht, sorgt für Unruhe unter den Kollegen, Kunden und Partnern. Daher: Die schriftliche Urlaubsübergabe nicht erst Freitagabend rausschicken, wenn Sie am Montag in die Ferien gehen, sondern ein paar Tage vorher. So hat Ihre Vertretung außerdem Zeit, Rückfragen zu stellen. Gehen Sie die Übergabe schon Wochen vorher an, können sich in der Zwischenzeit zu Ihrem Urlaub bereits wieder Änderungen ergeben haben, die Sie erneut kommunizieren müssen.

Räumen Sie der Urlaubsübergabe eine hohe Priorität ein und berücksichtigen Sie so viele Details wie möglich. Eine flüchtig zusammengeschriebene oder gar mündliche Übergabe führt meist zu Missverständnissen. Setzen Sie sich zudem mit Ihrer Vertretung zusammen und gehen Sie die Urlaubsübergabe Schritt für Schritt durch, um Fragen zu klären.

Als Teamleitung oder Abteilungsleitung setzen Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls rechtzeitig über Ihre Abwesenheit in Kenntnis. Weisen Sie mehrfach darauf hin, dass bestimmte Themen nur noch bis Tag X geklärt werden können. Gleiches gilt für die Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Partnern. Diese Zielgruppe interessiert vor allem, wer Sie während Ihres Urlaubs vertritt. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern, mit welchen Themen sie auf Ihre Vertretung zugehen oder auf Ihre Rückkehr warten sollen.

Setzen Sie bei Ihrer Urlaubsübergabe klare Prioritäten. Ansonsten können Ihre Kollegen aus Ihrer Urlaubsübergabe nicht herauslesen, welche Aufgaben besonders wichtig sind. Bedenken Sie, dass Ihre Urlaubsvertretung noch ihr eigenes Tagesgeschäft zu erledigen hat. Überlegen Sie daher, ob es Aufgaben gibt, die Zeit bis nach Ihrem Urlaub haben, um die Kollegen nicht zu überfrachten. Seien Sie zudem nachsichtig, falls Ihre Vertretung anders an Jobs herangeht als Sie es selbst tun würden oder etwas mehr Zeit dafür aufwendet.

Wichtig: Beziehen Sie Ihre Rückkehr an den Arbeitsplatz mit ein. Legen Sie bereits in der Urlaubsübergabe fest, was in der ersten Woche nach Ihrer Auszeit zu tun ist. Legen Sie einen Termin für ein Gespräch mit Ihrer Urlaubsvertretung für die „Rückübergabe“ fest. Lassen Sie sich auf den aktuellen Stand bringen und erfahren Sie, wie es während Ihres Urlaubs gelaufen ist.

Das vollständige schriftliche Dokumentieren der anstehenden Aufgaben ist das A und O einer umfassenden Urlaubsübergabe. Das gilt auch für Ablageorte und Ansprechpartner. Kümmern Sie sich rechtzeitig darum, dass Kontakte auf dem aktuellen Stand sind und Ihr Team weiß, welchen Ansprechpartner es in welcher Situation kontaktieren muss. Übrigens: Im Zuge von Cybersicherheit und Datenschutz ist das Weitergeben von Zugangsdaten und Passwörtern verpönt, die meisten Arbeitgeber untersagen dies sogar. Stellen Sie trotzdem sicher, dass Ihre Urlaubsvertretung über alle notwendigen Zugänge – gegebenenfalls mit eigenem Account – verfügt. Wenden Sie sich bei Bedarf an die IT-Abteilung Ihres Unternehmens.

Die schriftliche Dokumentation kann verschiedenste Formen haben. Eine Excel-Tabelle kann dabei einen hilfreichen Überblick geben. Laden Sie sich unsere Urlaubsübergabe Vorlage einfach herunter:

Urlaubsübergabe – Excel Vorlage

• Planen Sie längere Auszeiten frühzeitig. So haben Sie genügend Vorlauf, um die Urlaubsübergabe vorzubereiten. Setzen Sie Vorgesetzte und Kollegen über den Zeitraum Ihres Urlaubs in Kenntnis.
• Klären Sie, wer Sie während Ihres Urlaubs vertritt, und stimmen Sie sich mit Ihrer Urlaubsvertretung über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten ab. Geben Sie schon so viele Informationen weiter, wie erforderlich.
• Informieren Sie Vorgesetzte, Kunden, Dienstleister und Partner über Ihre Abwesenheit und Ihre Urlaubsvertretung.
• Geben Sie einen schriftlichen Überblick über Ihre Aufgaben und Projekte. Dokumentieren Sie für Ihre Urlaubsvertretung den aktuellen Status. Was ist während Ihrer Abwesenheit zu tun, wo könnten Probleme auftauchen und welche Termine und Fristen sind wichtig?
• Legen Sie fest, welche Aufgaben Ihre Urlaubsvertretung während Ihrer Abwesenheit übernehmen soll. Stellen Sie alle notwendigen Informationen bereit.
• Richten Sie eine E-Mail Abwesenheitsnotiz (gemäß unserer Urlaubsübergabe Vorlage weiter unten) ein. Leiten Sie bei Bedarf außerdem Ihr Telefon um, sodass Anrufe direkt an Ihre Urlaubsvertretung durchgestellt werden.
• Schaffen Sie vor Ihrer Auszeit Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz. So muss sich Ihre Urlaubsvertretung nicht durch einen Berg an Papieren arbeiten, um benötigte Unterlagen zu finden. Zudem sorgt ein aufgeräumter Schreibtisch für einen erholsameren Wiedereinstieg nach dem Urlaub.

Urlaubsübergabe Checkliste – Download

In allen gängigen E-Mail-Programmen lassen sich Abwesenheitsnotizen einrichten. Wichtig: Achten Sie darauf, dass sowohl Ihre internen als auch externe Ansprechpartner während Ihres Urlaubs eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Bei einigen E-Mail-Programmen müssen Sie das für beide Zielgruppen separat einrichten. Sie arbeiten international? Verfassen Sie eine englische Version Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung. Mitunter haben Unternehmen bestimmte Richtlinien, wie Abwesenheitsnotizen zu formulieren sind. Falls Ihr Unternehmen keine Vorlage bereitstellt, könne Sie sich an der Folgenden orientieren:

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom (Zeitraum Abwesenheit) befinde ich mich im Urlaub. Ihre E-Mail wird nicht gelesen oder weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich während meiner Abwesenheit an (Name der Urlaubsvertretung) unter (E-Mail-Adresse der Urlaubsvertretung).

Mit freundlichen Grüßen

(Ihr Name)

Mit einer detaillierten Urlaubsübergabe stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte auch während Ihrer Auszeit auf Kurs bleiben. Entscheidend dafür ist, die Vertretung frühzeitig zu organisieren und alles für sie Wichtige schriftlich zu dokumentieren. Unsere Checkliste und die Muster-Abwesenheitsnotiz erleichtern Ihnen diese Aufgaben.

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